Voor De Wakkere Burger is de toegang tot overheidsinformatie een essentieel burgerrecht. Wie inspraak wil, moet tijdig weten met welke plannen het bestuur bezig is én ook wat de inhoud is van deze dossiers. Daarom helpen we jou graag met een stappenplan tot de inzage van Vlaamse en lokale bestuursdocumenten.
Wil je de plannen inzien van een groot bouwproject? Wil je de studies raadplegen waarmee de overheid haar beleid verantwoordt? Dat kan, want in principe zijn (bijna) alle documenten van de overheid toegankelijk. Dat heet openbaarheid van bestuur en is een grondwettelijk burgerrecht. Vandaag is openbaarheid dus het uitgangspunt en beslotenheid de uitzondering. Het gaat concreet over het recht op inzage, op een kopie en op een mondelinge toelichting.
In ons federale land bestaan daarvoor aparte regelingen voor de verschillende beleidsniveaus. Dit artikel gaat het over de regels voor de Vlaamse overheid (Vlaamse regering en administratie, Vlaams Parlement…) en de lokale besturen (gemeente, provincie…). Bovendien bestaan er nog verschillen tussen de openbaarheid van milieu- en andere informatie.
Dit stappenplan vat de hoofdlijnen samen van deze complexe juridische materie.
Goed om weten ?!
- Openbaarheid van bestuursdocumenten gaat over meer dan alleen papieren documenten. In principe kan je alle informatie ongeacht de drager opvragen. Dus ook digitale bestanden, e-mails, audiovisueel materiaal, bouwplannen, statistieken… komen in aanmerking. Het gaat over alle documenten in het bezit van een overheid: ook informatie die anderen hebben opgemaakt, ook informatie die (nog) niet tot een politiek besluit heeft geleid…
- Een vraag tot opmaak van nieuwe informatie is niet mogelijk! De overheid moet dus geen nieuwe berekeningen, analyses of samenvattingen maken op basis van beschikbare gegevens. Ze moet ook geen schriftelijke toelichting formuleren. De regelgeving inzake openbaarheid garandeert alleen de toegang tot al bestaande documenten.
Doe je aanvraag!
3. Opgelet! Een aanvraag tot openbaarheid kan alleen schriftelijk gebeuren. Je kan de documenten dus aanvragen via e-mail of webformulier, via fax en – uiteraard – via een brief. Een aangetekende zending is niet nodig. In de aanvraag vermeld je best dat je beroep doet op je recht op openbaarheid van bestuur, al is dat strikt genomen niet nodig. Telefonische aanvragen vallen in principe niet onder de openbaarheidsregels.
4. In de aanvraag beschrijf je zo duidelijk mogelijk over welk onderwerp of document je informatie zoekt. Als jouw aanvraag te vaag zou zijn, moet de betrokken overheidsdienst jou vragen om de aanvraag aan te vullen. Je geeft ook duidelijk aan of je vraagt om inzage, een kopie en/of toelichting. Je vermeldt ook steeds jouw naam en postadres. Enkel een e-mailadres volstaat niet langer.
5. Je moet in principe niet uitleggen waarom je documenten opvraagt. Je moet ook geen belang aantonen. Een belang aantonen is wel nodig als je documenten opvraagt van persoonlijke aard. Zo blijft de gevoelige inhoud beschermd van bv. individuele dossiers van OCMW-cliënten of bevorderingsdossiers van ambtenaren.
6. Je verzendt de aanvraag naar de juiste overheidsdienst (of naar de communicatieambtenaar daarvan) die de bestuursdocumenten bezit. Belandde jouw aanvraag niet op het juiste adres dan is er nog geen reden tot paniek. In principe moet die dienst jouw aanvraag dan zelf doorsturen naar de juiste instantie. Je ontvangt daarvan dan ook een melding.
Behandeling van jouw aanvraag
7. Na ontvangst noteert de betrokken overheidsdienst jouw aanvraag in een register. Men zal ook onderzoeken of er geen uitzondering inzake openbaarheid van toepassing is op jouw vraag: bv. een schending van de privacy, een gevaar voor de veiligheid… [zie kader] De overheid heeft in principe 20 kalenderdagen om de gevraagde informatie openbaar te maken. Of om een beslissing mee te delen. Uitzonderlijk – en mits motivatie – kan die termijn met 20 dagen worden verlengd: bv. bij een ingewikkeld juridisch onderzoek van de aanvraag, bij moeilijk te verzamelen dossiers…
8. Rekening houdend met de uitzonderingsgronden kan de overheid de toegang tot de gevraagde bestuursdocumenten toestaan, gedeeltelijk toestaan, niet toestaan of niet antwoorden (dat laatste valt op te vatten als een stilzwijgende weigering). Ter info: Overheden kunnen een redelijke kostprijs voor een fotokopie aanrekenen.
Wat te doen bij een weigering?
9. Wanneer de overheid jouw aanvraag (gedeeltelijk) weigert, kan je in beroep gaan tegen die beslissing. Je hebt daarvoor een termijn van dertig kalenderdagen, die ingaat op de dag nadat de beslissing is verstuurd. Als de overheidsdienst in zijn beslissing deze beroepsmogelijkheid niet vermeldt, heb je vier maanden extra tijd voor dat beroep. Je dient het beroep in bij de Vlaamse beroepsinstantie. Dat kan via een brief (Departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken, Beroepsinstantie Openbaarheid van Bestuur, Havenlaan 88, bus 100, 1000 Brussel) of via mail ([email protected]).
Een volledig stappenplan kan je hier downloaden.
Uitzonderingen op de openbaarheid
Openbaarheid is vandaag de norm, maar er bestaan een aantal uitzonderingen. De toegang tot bestuursdocumenten is dus niet absoluut.
Overheden kunnen aanvragen weigeren – tenzij het belang van de openbaarheid primeert wanneer die:
– kennelijk onredelijk of te algemeen geformuleerd is
– betrekking heeft op niet afgewerkte of onvolledige documenten
– betrekking heeft op interne communicatie binnen de overheid
Verder bestaan er nog uitzonderingen op de openbaarheid die te
maken hebben met o.a.:
- de bescherming van de persoonlijke levenssfeer
- het geheim van de beraadslaging van de Vlaamse regering, de schepencolleges
- documenten voor strafvorderingen of tuchtmaatregelen
- het vertrouwelijke karakter van de internationale betrekkingen
- het vertrouwelijke karakter van commerciële informatie
- de openbare orde en de veiligheid
- de bescherming van het milieu
- …
Ter info: Soms worden documenten slechts gedeeltelijk vrijgegeven of na het onleesbaar maken van sommige namen of zinnen..
