Wil je een advies raadplegen waarmee de federale regering een beslissing verdedigt? Wil je de inhoud kennen van een groot investeringsplan? Dat kan, want in principe zijn (bijna) alle documenten van de overheid toegankelijk. Dat heet openbaarheid van bestuur en is een grondwettelijk burgerrecht. Vandaag is openbaarheid dus het uitgangspunt en beslotenheid de uitzondering. Het gaat concreet over het recht op inzage, op een kopie en op een mondelinge toelichting.
In ons federale land bestaan daarvoor aparte regelingen voor de verschillende beleidsniveaus. Hier gaat het over de regels voor de federale politieke niveau (Federale regering en administratie, Kamer en Senaat…). Bovendien bestaan er nog enkele verschillen tussen de openbaarheid van milieu- en andere informatie.
Dit stappenplan vat de hoofdlijnen samen van deze complexe juridische materie.
Goed om weten !?
Openbaarheid van bestuursdocumenten gaat over meer dan alleen papieren documenten. In principe kan je alle informatie ongeacht de drager opvragen. Dus ook digitale bestanden, e-mails, audiovisueel materiaal, bouwplannen, statistieken… komen in aanmerking. Het gaat over alle documenten in het bezit van een overheid: ook informatie die anderen hebben opgemaakt, ook informatie die (nog) niet tot een politiek besluit heeft geleid….
Een vraag tot opmaak van nieuwe informatie is niet mogelijk!
De overheid moet dus geen nieuwe berekeningen, analyses of samenvattingen maken op basis van beschikbare gegevens. Ze moet ook geen schriftelijke toelichting formuleren. De regelgeving inzake openbaarheid garandeert alleen de toegang tot al bestaande documenten.
Doe je aanvraag!
Opgelet! Een aanvraag tot openbaarheid kan alleen schriftelijk gebeuren. Je kan de documenten dus aanvragen via e-mail, via fax en – uiteraard – via een brief. Een aangetekende zending is niet nodig. In de aanvraag vermeld je best dat je beroep doet op je recht op openbaarheid van bestuur, al is dat strikt genomen niet nodig.
Mondelinge (bv. telefonische) aanvragen vallen in principe niet onder de openbaarheidsregels.
In de aanvraag beschrijf je zo duidelijk mogelijk over welk onderwerp of document je informatie zoekt.
Je geeft ook duidelijk aan op welke manier je het recht van toegang tot de documenten wil uitoefenen: via inzage, een kopie en/of toelichting.
Voor de verzending van de gevraagde documenten moet de federale overheid beschikken over jouw naam en adresgegevens. Een e-mailadres volstaat als het gevraagde bestuursdocument ten volle openbaar is (d.w.z. dat iedereen er toegang toe kan krijgen).
Je moet in principe niet uitleggen waarom je documenten opvraagt. Je moet in principe ook geen belang aantonen. Een belang aantonen moet wel onmiddellijk gebeuren als je overheids-documenten opvraagt van persoonlijke aard: bv. met een beoordeling of beschrijving van het gedrag van een eenvoudig te identificeren persoon.
Je bezorgt jouw aanvraag aan de bevoegde federale administratieve overheid, ook wanneer deze overheid het document in een archief heeft neergelegd.
Belandde jouw aanvraag niet bij de juiste instantie, dan zal die in principe de naam en het adres bezorgen van de instantie die wel over dat document beschikt.
Behandeling van jouw aanvraag
Na ontvangst noteert de betrokken overheidsdienst jouw aanvraag in een register. Men zal ook onderzoeken of er geen uitzondering inzake openbaarheid van toepassing is op jouw vraag: bv. een schending van de privacy, een gevaar voor de veiligheid… [zie kader]
De dienst deelt in principe binnen de 30 dagen de beslissing mee. Die termijn kan – mits motivering – worden verlengd tot 45 dagen: bv. bij een ingewikkeld juridisch onderzoek van jouw aanvraag. Een (gedeeltelijk) positieve beslissing moet zo snel mogelijk worden uitgevoerd, al voorziet de wet geen specifieke termijn.
Rekening houdend met de uitzonderingsgronden kan de overheid de toegang tot de gevraagde bestuursdocumenten toestaan, gedeeltelijk toestaan, niet toestaan of niet antwoorden (dat is op te vatten als een stilzwijgende weigering). Een weigering moet gemotiveerd worden.
Ter info: Federale overheidsdiensten mogen maximaal de kostprijs van een fotokopie aanrekenen.
Wat te doen bij een weigering?
Wanneer de overheid jouw aanvraag (gedeeltelijk) weigert, kan je in beroep gaan. Je beschikt over een termijn van 30 dagen en moet daarbij tegelijkertijd twee acties uitvoeren:
[1] Je verzoekt om een heroverweging in bij de betrokken federale instantie
[2] Je verzoekt om een advies van de “Commissie voor de toegang tot en het hergebruik van bestuursdocumenten, afdeling openbaarheid van bestuur” (p/a FOD Binnenlandse Zaken, Koloniënstraat 11, 1000 Brussel – [email protected]). Hierbij voeg je een kopie van de oorspronkelijk aanvraag, het eventuele antwoord van de overheid, een kopie van het verzoek tot heroverweging en eventuele andere briefwisseling
Merk op dat deze beroepsprocedure niet echt sluitend is: het gaat slechts over een advies. Eventueel is later nog een procedure voor de Raad van State nodig.
