Verschillende onderzoeken bij ambtenaren, schepenen, deskundigen en mensen uit het verenigingsleven komen tot dezelfde vaststelling: verenigingen en gemeenten werken te weinig samen. Beide partijen willen wel, maar weten niet hoe. Daarom heeft Vormingplus Kempen met ‘Kolos’ een concreet plan samengesteld met de ideale tips en tricks om een optimale samenwerking te stimuleren.
Plan kolos
Elke gemeente telt onnoemelijk veel lokale organisaties waar een veelvoud aan mensen zich dagelijks in engageren: theatergezelschappen, seniorenverenigingen, hobbyclubs, buurtwerkingen, sportverenigingen, maar ook sociaal-culturele organisaties en oudercomités,… Mensen zoeken graag aansluiting met anderen in hun vrije tijd. Bovendien zorgt het engagement van deze enthousiastelingen er niet alleen voor dat ze zich sterk verbonden voelen met elkaar en met hun omgeving, ze zetten ook de gemeente op de kaart. In theorie is dit alvast zeer mooi. In de realiteit vinden de gemeentelijke overheid en lokale organisaties elkaar niet altijd. “Nochtans zijn er fantastische zaken mogelijk als professionele krachten en vrijwilligers de handen in elkaar slaan”, zegt Viviane Schuer.
Wat is de meerwaarde van een samenwerking tussen verenigingen en gemeenten?
Viviane Schuer: Als de gemeente haar plannen en ideeën voorlegt aan de verenigingen en omgekeerd, kunnen de initiatieven op elkaar afgestemd worden en komt men niet in mekaars vaarwater terecht. Een grote bron van ergernis kan zo worden omzeild. Bovendien kunnen taken beter worden verdeeld, en kunnen middelen maar ook ideeën worden samengebracht.
Wat betekent dit concreet voor beide partijen?
Schuer: Cultuurambtenaren geven bijvoorbeeld aan veel tijd te steken in de organisatie van activiteiten. Als je samenwerkt kan je die taken die in feite niet tot je kernopdracht behoren samen uitvoeren met mensen uit lokale groepen, comités en verenigingen. Een gemeente kan op haar beurt praktisch en agogisch een grote meerwaarde bieden door een goede ondersteuning te voorzien, accommodatie beschikbaar te stellen en eventueel financieel bij te dragen. Het zijn kleine elementen die de organisatie van een activiteit, maar ook de relatie tussen vereniging en gemeente, naar een hoger niveau kan tillen.
Kolos heeft het over vijf basisingrediënten om tot een optimale samenwerking te komen. Dewelke zijn dit?
Schuer: Een eerste basisingrediënt is een goede verstandhouding tussen schepenen, ambtenaren en het verenigingsleven. Vertrouwen, wederzijds respect en een open communicatie zijn daarbij essentieel. Het is belangrijk dat alle partijen regelmatig met elkaar overleggen -bij voorkeur op een vaste plek- en elkaar op de hoogte stellen van ieders verwachtingen, doelstellingen en prioriteiten. Wat willen we als vereniging en als gemeente? Ieder orgaan moet over zijn eigen muurtje kijken en respect hebben voor de eigenheid van de andere. Het tempo in een vereniging is bijvoorbeeld anders dan het tempo in een gemeentelijke administratie. Verenigingen met een leuk idee willen dat idee meestal meteen uitvoeren, terwijl gemeenten daarvoor eerst een hele administratie voor door moeten. Iedere partij moet zich daar bewust van zijn en daar begrip voor hebben. We moeten proberen focussen op raakvlakken en minder op verschillen. Door regelmatig te overleggen, bouw je een duurzame relatie uit. De gemeente Kortenberg kent op dit vlak een mooie traditie. Eén van de initiatieven is het verenigingscafé. Alle verenigingen komen daar samen om met de gemeente na te denken over de toekomst van het vrijetijdsbeleid. Er wordt altijd een methodiek voorzien, zodat het gebeuren goed onderbouwd is en men tot een kwalitatief sterke output kan komen. En natuurlijk zorgt het café er tegelijk voor dat de verenigingen elkaar op een andere manier leren kennen. Daarnaast worden de verenigingen vier maal per jaar samengebracht om na te denken over de cultuurwerking in de gemeente. Ze bekijken wat de noden en behoeften zijn en formuleren voorstellen. Er vindt ook een uitwisseling plaats over elkaars programma.
Je zegt dat het de taak is van een gemeente om verenigingen een goede ondersteuning te bieden. Kan je dit wat meer toelichten?
Schuer: Dat heeft te maken met een goede begeleiding, het tweede basisingrediënt. Om dit goed te kunnen doen, is het belangrijk dat ambtenaren het verenigingsleven kennen en weten wie de kartrekkers zijn. Het is daarvoor niet nodig om naar elke activiteit te gaan, maar je moet wel een idee hebben wie je voor wat het best kan aanspreken. Verenigingen zullen voor ondersteuning en de uitwerking van hun ideeën ook sneller aankloppen bij een ambtenaar die ze kennen.
Vervolgens is het ook van belang dat verenigingen onderling goed samenwerken. Soms zien ze elkaar nog te veel als concurrenten. Het zou goed zijn als verenigingen interesse tonen voor elkaars werking, zodat ze ervaringen kunnen uitwisselen en kunnen leren van elkaar. Een gemeente kan dit stimuleren door bijvoorbeeld een thema centraal te stellen waar je als gemeente samen rond kan werken of verenigingen belonen met een subsidie wanneer ze samenwerken.
Een volgend basisingrediënt dat daarbij aansluit is samenwerken rond activiteiten. Samen aan iets werken geeft extra dynamiek, concurrerend werken zuigt de energie weg. Gemeenten vragen om enkel materiaal te leveren of verenigingen vragen om uitsluitend te tappen, werkt in beide gevallen averechts. Ook gebeurt het niet zelden dat verenigingen dingen organiseren en pas op het einde hulp vragen. Terwijl ze eigenlijk beter van bij het begin samen met gemeenten initiatieven plannen, voorbereiden en uitwerken. Zo komt men tot een grote gedragenheid en tot meer creativiteit.
Kan je dit illustreren met een praktijkvoorbeeld?
Schuer: Neem nu ‘Duik in Kortenaken’. Dat staat voor Donderdag Uit in Kortenaken en is een samenwerking tussen de gemeente en de lokale verenigingen. Die worden gevraagd hun steentje bij te dragen aan de programmatie van het gemeenschapscentrum. Als ze een activiteit aanbrengen, krijgen ze van de gemeente gratis de zaal ter beschikking en kunnen ze rekenen op logistieke ondersteuning en promotie. Eventuele gaatjes in het jaarprogramma worden opgevuld door de gemeente. Al tien jaar is het een succesformule. Een ander voorbeeld vinden we in Wevelgem. Sinds een aantal jaren werken de zes lokale toneelverenigingen samen aan de theaterwandeling Theater Lokaal. Tijdens deze wandeling voeren ze elk een stukje op. Het samenwerken aan één evenement levert ook voor hen een duidelijke meerwaarde op, anders zou men nooit tot negen edities gekomen zijn. De gemeente heeft een grote rol gespeeld in het ‘kneden’ van de gezelschappen om daar aan deel te nemen.
En wat met het financiële plaatje? Hebben gemeenten wel voldoende middelen om verenigingen die ondersteuning te bieden?
Schuer: Wel, een goede financiële en materiële ondersteuning is het laatste belangrijke basisingrediënt. (lacht) Hierop inzetten is kiezen voor het vrijetijdsleven van mensen en kiezen voor sociaal kapitaal. En dat is een politieke keuze. Onlangs benadrukten de schepenen van Genk en Hasselt dit. Dat vond ik belangrijk. Ze lieten weten dat ze ervoor kiezen om het verenigingsleven te ondersteunen omdat het leven in de brouwerij brengt, mensen samenbrengt en het goed is voor de sociale cohesie. De link werd gemaakt met de sluiting van Ford Genk. Bovendien is het vaak ook een kwestie van je geld goed besteden. Een gemeente kan als ze creatief is een enorme meerwaarde creëren zonder veel geld uit te geven.
Hoe dan?
Schuer: Door een gemene deler te zoeken. Gemeenten hebben allemaal een uitleendienst en tal van vergaderlokalen. Zij kunnen die ook voor verenigingen ter beschikking stellen. De gemeente Peer heeft een heel mooi voorbeeld. Zij geeft elke vereniging ieder jaar 1500 kopies gratis. Daar kunnen verenigingen gebruik van maken voor drankbonnetjes, om een flyer te maken,… Ook heeft Peer een vrijwilligersloket waar een vereniging zich met al zijn vragen tot één personeelslid kan richten. Die persoon zorgt ervoor dat alle vragen bij de juiste persoon en/of dienst terechtkomen. Als er vrijwilligers zich aanbieden, wordt er op zoek gegaan naar een match met de juiste vereniging. Het zijn allemaal voorbeelden van een kleine inspanning voor een gemeente, maar die enorm veel betekenen voor verenigingen.
Je hebt de vijf belangrijke basiscriteria genoemd. Dat zijn er heel wat. Moeten gemeenten aan al die criteria voldoen om tot een goede samenwerking te komen?
Schuer: Als je goed zit op alle vijf de criteria, dan ben je als gemeente echt kei goed bezig. (lacht)
Maar aan een aantal criteria werken is ook al heel goed. Als je onze nulmeting doet, dan zal je snel ontdekken waar je goed en minder goed bezig bent. Het ene criterium is voor de ene gemeente een knelpunt en voor de andere niet. Het is vooral belangrijk dat verenigingen samen met gemeenten kijken aan welk puntje ze willen werken. Om hen hierbij te helpen hebben we een zestigtal praktijkvoorbeelden. Je hoeft ze niet klakkeloos over te nemen, maar ze maken bepaalde zaken concreter en minder ingewikkeld. Ook hebben we heel wat materiaal verzameld.
Hoe kunnen gemeenten die interesse hebben met deze informatie aan de slag?
Schuer: Alle gemeenten binnen ons arrondissement kunnen ons uitnodigen om Kolos te komen uitleggen. Indien ze extra begeleiding wensen, bieden wij een financiële ondersteuning voor de begeleiding van Kwadraet. Gemeenten die daar buiten vallen en toch willen werken aan die optimale samenwerking, kunnen zelf naar ons toe komen voor meer uitleg. Maar we hebben ook heel wat nuttig materiaal voor handen. Zo kunnen ze gebruik maken van onze website, onze brochure met uitleg over hoe ze met de verschillende criteria aan de slag kunnen gaan. Of we kunnen ze ook een cd –rom of stick met alle informatie opsturen. Al het materaal, waaronder bijvoorbeeld onze de nulmeting, is beschikbaar op onze website.
Als u een ultieme tip over samenwerking kon geven aan een gemeente, wat zou die dan zijn?
Schuer: Ga rond de tafel zitten, praat op een open manier met mekaar en ga ervan uit dat iedereen wel iets nuttig te zeggen heeft. Respecteer en vertrouw elkaar en dan zal de rest wel komen.
Mail voor meer informatie [email protected], bel naar 014/41.15.65 of surf naar www.plankolos.be.
(Lisa Schouppe)
