1. TIMING 

De kwaliteit van een participatief proces wordt – zeker vanuit het perspectief van de betrokken burgers – in belangrijke mate bepaald door de timing. Het is belangrijk te weten in welke fase van het beslissingsproces de stakeholders betrokken worden en hoeveel speelruimte er overblijft voor burgers en verenigingen. Is er nog tijd en (mentale) ruimte om echte invloed te hebben op de eindbeslissing? Of zijn de beleidsplannen al dermate concreet dat de insprekers alleen nog enkele details kunnen bekijken?  

Burgers worden best zo vlug mogelijk betrokken in het beslissingsproces, misschien zelfs al bij de verkenning van het probleem zelf. Alleszins vermijden overheden bij voorkeur situaties waarbij de betrokkenheid pas vorm krijgt in een vergevorderd stadium van besluitvorming. Men riskeert dan een situatie waarin burgers zich niet herkennen in de voorliggende ontwerpplannen en andere keuzes of prioriteiten zouden aanwijzen. Men loopt dan toch een risico dat de betrokkenen deze keuzes volledig verwerpen.  

Een bekende ‘bad practice’ in deze context was het Oosterweel-mobiliteitsvraag rond Antwerpen. In 2000 werd een maquette onthuld van de Lange Wapper-brug als sluitstuk van de Oosterweelverbinding. Dat gebeurde zonder veel overleg, wat uiteraard leidde tot heel wat tegenkanting. Resultaat: het dossier raakte jarenlang geblokkeerd tot het op een meer participatieve manier weer rechtgetrokken werd. De Vlaamse overheid voorzag nadien ook nieuwe regels voor dergelijke grote investeringsprojecten, waarin stakeholders tijdig betrokken zouden worden.   

 
2. RELEVANTIE 

Niet alleen moet participatie voldoende snel worden georganiseerd, wanneer de oplossingen nog openliggen, het precieze onderwerp van het proces moet ook correct worden omschreven. Vaak wordt deze vraagstelling immers van bovenaf bepaald. Soms worden daarbij – al dan niet bewust – heikele thema’s buiten het debat gehouden. Indien op die manier relevante bezorgdheden uit de samenleving worden genegeerd, leidt dat al snel tot frustratie bij de deelnemers of zelfs een totale afwijzing van het participatieve proces. Voor burgers moet de essentie aan bod komen, niet enkele details.  

Een andere valkuil houdt rechtstreeks verband met de verkokering van het beleid. Bepaalde kwesties worden soms te beperkt bekeken binnen de afbakening van beleidsdomeinen en/of bevoegdheden. Burgers bekijken de wereld rondom hen op een andere manier.  Hun denken is niet beperkt tot bepaalde beleidsdomeinen. Voor burgers telt alleen een sluitende, integrale oplossing.  

Om nog even terug te grijpen naar het Oosterweel-voorbeeld: wat voor de overheid een oplossing was voor de mobiliteitsknoop rond Antwerpen, bekeken de lokale burgergroepen veel ruimer. Het ging over de leefbaarheid van de stad, over luchtverontreiniging in woonbuurten en over een optimale benutting van de openbare ruimte door de Antwerpse ring te overkappen met park- en groengebieden. 

 
3. DUIDELIJKHEID 

Duidelijkheid en transparantie over de doelstellingen en spelregels van het participatieproces zijn belangrijk. Zijn de verschillende stappen in het proces netjes toegelicht? Is het voor de participanten duidelijk hoeveel speelruimte het proces toelaat? Welk gewicht hun inbreng heeft? Over welke punten kan nog gedebatteerd worden? Hoe kunnen ze tussentijds op de hoogte blijven?… En vooral wie is bevoegd voor de finale beslissingen? 

Dat lijken allemaal evidente zaken, maar om ontgoocheling en frustraties te vermijden moet er toch een reflex bestaan om per tussenstap helder aan te geven wat het doel is, wat er met de resultaten zal gebeuren en wat de volgende stappen zijn. Is er al een beslissing genomen? Dient het participatieve proces meer om ‘te nemen temperatuur’ of om de plaats van constructie van de uiteindelijke beslissing te worden ?…) Nalatigheid in duidelijke communicatie en transparantie kan al snel heel wat schade berokkenen, frustraties genereren en valse hoop wekken. Een onduidelijk proces waarin deelnemers zich gebruikt of verraden voelen, leidt tot een situatie waarin er is geen participatiebenadering meer mogelijk. 

4. BREED BEREIK 

Participatieve processen moeten open staan voor iedereen die wil deelnemen. Mogelijke drempels worden zo laag mogelijk gehouden. Dat sommigen kiezen om niet deel te nemen, vormt op zich geen probleem: participatie is niet verplicht. Maar deelname moet wel voor iedereen haalbaar zijn. Bouwwerken in de buurt, wijzigingen in de ruimtelijke plannen… het zijn allemaal ingrepen die iemands leven sterk beïnvloeden. Iedereen die ‘geraakt’ wordt door een beslissing van de overheid, zou idealiter moeten aangesproken worden om zijn mening in te brengen. Dat vereist een zekere – soms grote – inspanning. Maar dit is en blijft een essentiële inspanning omdat een brede en diverse betrokkenheid essentieel zijn voor het succes van participatie.  

Een breed bereik veronderstelt verschillende strategieën voor de ‘rekrutering’ in verschillende doelgroepen. Een oproep uitsluitend via de klassieke kanalen zal vaak een publiek met ‘usual suspects’ opleveren. Uitnodigingen via digitale media zullen een ander bereik opleveren. Het inschakelen van tussenpersonen of organisatie kunnen moeilijk bereikbare doelgroepen aanspreken. Al is voorzichtigheid hier wel geboden. Steeds dezelfde tussenpersonen aanspreken om publiek aan te leveren, maar hen geen echte plaats geven in het ontwerp van het proces, kan tot frustratie en desinteresse leiden. Zeker wanneer men overbevraagd wordt of louter instrumenteel wordt ingezet en geen eigenaarschap of betrokkenheid heeft tegenover het proces.  

Nog te vaak vergeten initiatiefnemers mensen of partijen bij een proces te betrekken, of breiden ze de uitnodigingen liever niet te veel uit. Daardoor is het maar een beperkte groep betrokkenen die inspraak heeft. Belangrijk hierbij is natuurlijk een duidelijke analyse van wie betrokken moet worden. Zijn dat alleen de omwonenden van de straten en pleinen waar een mobiliteitsvraagstuk moet opgelost worden? Of zijn dat ook gebruikers zoals doorgaande fietsers en automobilisten? De lokale handelaars? De openbare vervoersmaatschappij? 

Uitwisseling van alle belangen en argumenten zijn belangrijk in een participatieproces. Participatie gaat immers ook om de ‘transformatie’ van standpunten, voor aangepaste meningen uit begrip voor elkaars situatie… Als ze niet alle stakeholders aanwezig zijn, is deze uitwisseling onmogelijk. En zakken de kansen op begrip voor bepaalde keuzes en op een breed gedragen consensus.  

Tenslotte houdt een breed bereik van participatieve processen ook over de facilitatie van de deelname en de praktische inrichting van de praktische uitwerking. Een gebrek aan praktisch inzicht kunnen de drempels voor deelname verhogen. Men houdt dus best ook rekening met geschikte vergaderuren en -locaties, eventuele kinderopvang van jonge ouders, taalondersteuning, … 

5. STIMULERENDE WERKVORMEN  

Voldoende burgers overtuigen tot deelname is één zaak, deze deelnemers ook uitdagen en stimuleren om een waardevolle inhoudelijk inbreng te doen is nog een andere zaak.  

Vanaf het moment dat het participatieve proces een diverse groep deelnemers bij elkaar brengt is bijzondere aandacht essentieel als iedereen in staat wil zijn om bij te dragen of zelfs beslissingen te beïnvloeden. De democratische waarde van het proces staat op het spel. Door ieders unieke functie, kennis, ervaring en referenties en contacten speelt elke deelnemer een specifieke rol in het participatieproces. Minder ervaren en meer sceptische deelnemers zullen vaak specifieke professionele ondersteuning nodig hebben om hen gerust te stellen en te faciliteren bij het uiten van hun standpunt (en legitiem om dit te doen!). 

6. DESKUNDIGE, CORRECTE PROCESBEGELEIDING 

De begeleiding van deze participatiemomenten, maar ook het design van het volledige traject, verdraagt geen improvisatie. Dat is vakwerk.  

Dat betekent dat facilitators met voldoende knowhow moeten ingeschakeld worden. In een aantal gevallen kunnen eigen medewerkers die taak opnemen, maar vaak zullen externe professionals ingeschakeld worden.  

Externe facilitators hebben enkele bijkomende voordelen. Ze stralen onafhankelijkheid uit tegenover het beleid. Daarnaast komen ze ook neutraler over bij mogelijke belangentegenstellingen tussen deelnemers. Dat alles draagt bij tot een klimaat van wederzijds vertrouwen. Bovendien bewaken zij dat alle stemmen aan bod komen. 

Bij het inschakelen van gemeentepersoneel voor (deel-)taken in het participatieproces zijn dan weer duidelijke afspraken nodig hun rol binnen dat proces.

7. ONDERSTEUNING  

Een interessante, maar weinig gestelde bijvraag bij deze ondersteuning van participatieprocessen gaat over de mogelijk nood aan begeleiding van zwakkere groepen. Sommige stemmen klinken minder luid, bv. omdat ze minder achtergrondkennis of assertiviteit bezitten. Er is met andere woorden extra ondersteuning nodig voor ‘zwakkere’ doelgroepen om hun achterstand weg te werken en tot een gelijk speelveld te komen.    

Op een aantal plaatsen gebeurt dat wel door organisaties die hun doelpubliek voorbereiden op inspraakvergaderingen: de inhoud op voorhand bespreken, tussenkomsten voorbereiden… Voor meer een gelijkwaardig, democratisch debat tussen alle betrokken zou zo’n vorm van empowerment nuttig kunnen zijn. We denken daarbij aan meer duidelijkheid over het onderwerp en het verloop van het participatieproces, tips bij de deelname aan deze vergaderingen…  

Misschien is het wel gevaarlijk als de gespreksleider/procesfacilitator ook deze ondersteuningstaak op zich zou nemen. Bepaalde deelnemers zouden dat kunnen zien als een uitholling van de verwachte neutrale positie.  

8. FEEDBACK 

Duidelijke en correcte informatie voorafgaand aan een participatievergadering of -proces is onbetwist een belangrijk kwaliteitselement. De besluitvorming vereist vaak een grote hoeveelheid informatie, kennis en expertise. Maar ook na alle tussenstappen in het proces moet alle informatie (input, informatie…) vlot beschikbaar zijn. Niet alleen om het proces te volgen, maar eventueel ook om ontbrekende voorstellen en ideeën in verslagen aan te duiden.  

Bovendien is het belangrijk duidelijke communicatie te voorzien over welk gevolg het beleid zal geven aan de input van de deelnemers. Welke ideeën en voorstellen zal men opnemen in de finale plannen? Welke zaken kunnen niet worden meegenomen en – belangrijk! – waarom niet? Een goede feedback met een degelijke argumentatie is het sluitstuk van elk participatieproces.  
 

9. NIVEAU VAN INSPRAAK  

Om een specifiek niveau van participatie gedurende het hele participatieproces te bereiken, zal men vaak participatiefasen van een ander niveau moeten doorlopen. In sommige gevallen is het bijvoorbeeld handig om informatiestappen te doorlopen voordat je met alle deelnemers voorstellen kunt maken.

10. EVALUATIE  

De evaluatie van een traject verschijnt tot op vandaag nog te weinig daadwerkelijk op de planning van een participatieproces. Toch is het evalueren van een dergelijke praktijk een nuttig element. Om de evaluatie vorm te geven, bieden de kwaliteitselementen uit dit hoofdstukje een interessante checklist. Het is essentieel dat de initiatiefnemers en besluitvormers lessen trekken uit de ervaringen, enerzijds om fouten in de toekomst te voorkomen en anderzijds om goede praktijken mee te nemen naar andere contexten. De timing van de evaluatie, indien goed doordacht en geanimeerd, zorgt meestal voor een goede dialoog tussen de deelnemers. De evaluatie helpt om het participatieproces en de besluitvorming opnieuw te bespreken, en nieuwe methoden en praktijken voor te stellen. Naast het gegeven dat men een gedegen praktisch resultaat kan putten uit een dergelijke evaluatie, kan men deze ook inbedden binnen de participatieve cultuur waarnaar we met De Wakkere Burger streven